Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Sehän on muuten sillä lailla että tämäkin elikkokorjaamo elikkästen Almavet noudattaa toimialan käytäntöä. Me kiinnitetään niin perusteellisen tarkkaa huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn (ei ole kyllä Teppo vastuussa tästä… no kyllä muuten on, voivoi…). Meidän alalla ei tarvitse eritellä potilas ja asiakastietoja. Ei voi koiruus valittaa että nyt meni kyllä liikaa tietoja ja vähintäänkin härskejä kuvia nettiin… Asiakastiedot puolestaan koskevat omistajaa ja niitä me käsitelläänkin sitten kuin kipeää kull… peukaloa.

Rekisterin nimi

Almavet Oy:n asiakastietorekisteri

Rekisterinpitäjä

Almavet Oy, Y‑tunnus: 2674198-2, Vasarakatu 19, 40320, Jyväskylä

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Yhteys-henkilönä toimii Teppo Heinola (ihan totta, kyllä se on Teppo, ei kyllä vaikuta vastuulliselta persoona se…) etunimi.sukunimi@almavet.fi, puh. 0291700165

Miksi ne nyt näitä tietoja keräilee ja milläköhän perusteella?

Henkilötiedot kerätään, jotta Almavetin asiakkaan ja Almavetin välinen asiakassuhde saadaan hanskattua. Tähänkin meillä pitää tietysti olla asiakkaan suostumus tai muu asiallinen yhteys. Asiaton yhteys ei kelpaa, sorry.

Rekisterin käyttötarkoitus​

Rekisterin käyttötarkoitus on toimia Almavet Oy:n asiakastietorekisterinä. Asiakkaan henkilötietoja me sitten käytetään klinikalla alla esitettyihin touhuihin:

Tietoja voidaan käyttää seuraaviin käyttötarkoituksiin

1. Asiakassuhteen hoitamiseen
2. Asiakaspalveluun
3. Asiakaspalvelua koskevan viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttaminen, kehittämiseen ja seurantaan.

Joskus tulevaisuudessa, jos meillä olisi vaikka hetkinen luppoaikaa, voidaan me käyttää näitä kerättyjä tietoja:

1. Asiakassuhteiden analysointiin, ryhmittelyyn ja raportointiin (höpöhöpö)
2. Kanta-asiakasohjelman toteuttamiseen (ei kyllä ihan lähitulevaisuudessa)
3. Almavetin liiketoiminnan kehittämiseen
4. Saatetaanpa me joskus sortua keräämään jopa asiakaspalautetta
5. Kun Taijalla käy aika pitkäksi, saattaapi se toteuttaa vaikka markkinatutkimuksen (hui!) tai mielipidekyselyn (yäk!)
6. Kerättyjen tietojen käsittely voidaan ulkoistaa, mutta pyhästi luvataan että tuolloin tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Mitä rekisteri sisältää?

Asiakasparasta voidaan hätäpäissään kirjata ylös muunmuassa:

1. Nimi (asiakkaan ja potilaan)
2. Kutsumanimi (potilaan, ei kiinnosta meitä asiakkaan lempinimet)
3. Asiakasnumero
4. Sukupuoli (sen potilaan, taaskaan ei kiinnosta tippaakaan omistajan pissavehkeet)
5. Osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot
6. Tiedot siitä mitä asiakkaan potilalle on tehty, milloin on tehty ja kuka hemmetti sen teki
7. Asiakkaan itse meille omatoimisesti kertomat jutut, kuten vaikkapa positiivinen asiakaspalaute (negatiivisesta ei ole niin väliksi)
8. Asiakkaan lemmikkiä koskevat, sen terveyden kannalta olennaiset tiedot kuten että Musti on allerginen ananakselle ja Sissi sairastaa kroonista korvatulehdusta. Muitakin tärkeitä, potilasta koskevia tietoja voi olla, uskokaa vaan, vaikkapa rokotukset tai verinäytetulokset
9. Asiakkaan vakuutustiedot, voidaan laskuttaa reilusti enemmän kun tämäkin tiedetään etukäteen… no ei
10. Voidaan me kirjata rekisteriin sellaisiakin tietoja jotka koskevat potilasparan entisiä eläinlääkärikäyntejä, jossain muilla klinikoilla…
11. Jos asiakas kieltää tai suostuu johonkin juttuun mitä me haluttaisiin tehdä potilalle, mehän kirjataan sekin ylös niin voidaan palata asiaan.

Kauanko säilytämme tietoja?

Tietoja säilytellään rekisterissä niin pitkään kun asiakkaan ja Almavetin välillä katsotaan olevan asiakassuhde. Asiakas suhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan ja Almavet klinikan välisestä viimeisimmästä kontaktista katsotaan kuluneeksi riittävän pitkä aika (no huhhuh, olipa poliittisesti korrekti lause, mitään ei myönnetty tässäkään…)

Almavetin tietolähteet

Tietoja kerätään pääasiassa: Suurin osa kerätään ihan suoraan itse asiakkaalta. Saatetaan me kerätä tietoja myös meidän palveluiden käytöstä sekä muista viestintään/ asiointiin liittyvistä tapahtumista. Jossain tapauksissa me saadaan tietoja myös muiltakin osapuolilta, nämä asiat saattaa koskea esimerkiksi tunnistamistietoja tai vaikkapa luotto- tai vakuutustietoja. Paljon tulee tietoja myös muilta eläinklinikoilta, tuolloin täytyy kyllä asiakkaan itse pyytää että tiedot lähetetään meille, ei me voida vaan ilmoittaa että lähettäkääpä Möttösen tiedot tänne.

Tietojen siirto meiltä eteenpäin

Asiakasta koskevia tietoja siirretään meitä eteenpäin vain jos asiakas antaa siihen luvan. Potilasta koskevat tiedot luovutetaan potilaan uudelle omistajalle hänen näin pyytäessä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde on asiakas itse. Tietoja voidaan hankkia myös viranomais- ja yritystietorekistereistä sekä yhteisiltä yhteistyökumppaneilta.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää pääasiallisesti asiakkaiden itsensä Almavet Oy:lle antamia tietoja.

Rekisteri voi sisältää mm. seuraavia asiakastietoja

• Henkilön nimi
• Sähköpostiosoite
• Ja muu käyttäjän antama tieto

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan ja Almavet Oy:n yhteisille yhteistyökumppaneille asiakkaan tilaamien tuotteiden ja palvelujen toimittamiseksi.

Laskutukseen liittyviä tietoja voidaan luovuttaa maksuliikennettä välittävillä tahoille.

Tietoja ei luovuteta muille kolmansille tahoille EU:n sisä- tai ulkopuolella.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos nämä esittävät Suomen lakiin perustuvan pyynnön.

Rekisterin suojauksen periaatteet​

Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa ja niihin pääsee käsiksi vain klinikan henkilökunta sekä erikseen pääsyoikeuden saanut porukka. Digitaaliseen aineistoon pääsee käsiksi vain pääsyyn oikeutetut klinikan työntekijät, klinikalla työskentelevät yksityiset ammatinharjoittajat sekä muut yhteistyökumppanit, kuten esim. Tietokonejärjestelmän ylläpidosta vastaavat henkilöt. Tietokonejärjestelmän avaaminen on kahden salasanan takana ja kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen salasana ja käyttäjätunnus. Tavoitteena on että kaikilla käyttäjillä on vain mahdollisimman suppea käyttöoikeus, Teppo ei pääse mihinkään koska se unohtaa aina kaikki salasanat…

Asiakasrekisteriin kirjattujen tietojen käytön ja käsittelyn kieltäminen

Asiakkaalla on oikeus kieltää Almavet klinikkaa käyttämästä tai luovuttamasta rekisteriin merkittyjä tietoja. Jos tällainen tilanne tulee eteen, pitäisi asiakkaan tehdä asiasta kirjallinen vaatimus jossa kerrotaan miksi ja milloin tietoja ei saa käyttää. Laissa on eritelty kuitenkin tilanteita joissa meidän on pakko luovuttaa tiedot eteenpäin.

Rekisteröity voi koska tahansa antaa markkinointiviestintään liittyviä kieltoja ja suostumuksia ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai hallinnoimalla viestien yhteydessä olevia markkinointiasetuksia.

Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja siirto-oikeus

Asiakasrekisteriin merkityllä henkilöllä on lainmukainen oikeus tarkastaa kaikki itseään koskevat merkinnät/tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.

Virheitähän sattuu ja joskus rekisteriin merkitään joku tieto virheellisesti tai peräti ihan päin seiniä. Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus ja toisaalta myös velvollisuus korjata rekisteriin virheellisesti merkitty tieto välittömästi virheen paljastuttua. Korjaus tapahtuu pääsääntöisesti ilmoittamalla tiedosta rekisteristä vastuussa olevalle henkilölle (Tepolle) sähköpostitse.

Joskus asiakasrekisteriin merkitty henkilö haluaa että tiedot siirretään eteenpäin, vaikkapa toiselle klinikalle, pyyntö on tultava suoraan asiakkaalta; me ei vaan voida ilman lupaa lähetellä niitä tietoja eteenpäin.

Henkilötietoja voidaan jakaa Vireä Group konsernin sisällä, mukaan lukien konserniin kuuluvien tytäryhtiöiden kesken palveluiden tuottamiseksi, palveluiden kehittämiseen tai asiakassuhteiden ylläpitoon.

Valitusoikeus

Jos meidän rekisterinpito on mennyt jonkun rekisteriin merkityn henkilön mielestä pieleen, on tällä henkilöllä tietenkin oikeus tehdä meistä valitus. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle. Koitetaan nyt kuitenkin selvitellä asiat ilman viranomaistoimintaa, joohan?

YHTEYDENOTOT

Jos tästä hemmetin rekisteritouhusta on ihan mitä tahansa kysyttävää niin lähettäkää sähköpostia osoitteeseen teppo.heinola@almavet.fi. Jos oikein hätä tulee ja on kiirus niin soittakaa numeroon 0291700165 ja pyytäkää että pääseekö Teppo puhelimeen.

Manuaalinen aineisto

Tietoja ei säilytetä fyysisinä kappaleina pois lukien kirjanpito, johon on pääsy vain määrätyillä Almavet Oy:n työntekijöillä ja kirjanpitäjällä, joita sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietohallintajärjestelmiin tallennetut tiedot

Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.

Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla. Vain erikseen määrätyillä Almavet Oy:n työntekijöillä on pääsy rekisteritietoihin. Työntekijät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisina eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus.

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on  oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain ajan, joka on tarpeen henkilötietojen tyypin ja niiden käsittelytarkoituksen mukaan. Säilytämme lomakelähetyksiä enintään 6 kuukautta, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti sivuston tietokannasta.

Evästeet

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä. Evästeet (engl. cookies) ovat verkkopalvelumme tuottamia pieniä teksti-tiedostoja, jotka verkkoselaimesi suostumuksella tallentuvat selainlaitteesi muistiin. Evästeiden avulla voimme analysoida selaimellasi verkkopalvelullemme tekemiäsi palvelupyyntöjä, yksilöidä sivustoa käyttäessäsi tekemiäsi valintoja ja asetuksia, sekä tuottaa niiden perusteella yksilöllisiä palveluja.

Verkkoselaimesi toiminnoilla evästeistä voi kieltäytyä tai evästeitä voi poistaa. Se kuitenkin vaikuttaa mahdollisuuksiimme tuottaa yksilöllisiä laadukkaita verkkopalveluja.