Sehän on muuten sillä lailla että tämäkin elikkokorjaamo elikkästen Almavet noudattaa toimialan käytäntöä. Me kiinnitetään niin perusteellisen tarkkaa huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn (ei ole kyllä Teppo vastuussa tästä… no kyllä muuten on, voivoi…). Meidän alalla ei tarvitse eritellä potilas ja asiakastietoja. Ei voi koiruus valittaa että nyt meni kyllä liikaa tietoja ja vähintäänkin härskejä kuvia nettiin… Asiakastiedot puolestaan koskevat omistajaa ja niitä me käsitelläänkin sitten kuin kipeää kull… peukaloa.
1. Kuka sitä rekisteriä oikein pitää?
Almavet Oy, Y-tunnus 2674198-2, Vasarakatu 19, 40320, Jyväskylä.
2. Kenen hemmetin vastuulla tämäkin rekisterihässäkkä sitten muka on?
Tietosuojavastaava Teppo Heinola (ihan totta, kyllä se on Teppo, ei kyllä vaikuta vastuulliselta persoona se…) etunimi.sukunimi@almavet.fi, puh. 0291700165
3. Rekisteri on nimetty hämmentävästi nimellä Almavetin asiakasrekisteri (kyllä on taas yritetty olla erilaisia)
4. Miksi ne nyt näitä tietoja keräilee ja milläköhän perusteella?
Henkilötiedot kerätään, jotta Almavetin asiakkaan ja Almavetin välinen asiakassuhde saadaan hanskattua. Tähänkin meillä pitää tietysti olla asiakkaan suostumus tai muu asiallinen yhteys. Asiaton yhteys ei kelpaa, sorry.
Asiakkaan henkilötietoja me sitten käytetään klinikalla alla esitettyihin touhuihin:
1. Asiakassuhteen hoitamiseen
2. Asiakaspalveluun
3. Asiakaspalvelua koskevan viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttaminen, kehittämiseen ja seurantaan.
Joskus tulevaisuudessa, jos meillä olisi vaikka hetkinen luppoaikaa, voidaan me käyttää näitä kerättyjä tietoja:
1. Asiakassuhteiden analysointiin, ryhmittelyyn ja raportointiin (höpöhöpö)
2. kanta-asiakasohjelman toteuttamiseen (ei kyllä ihan lähitulevaisuudessa)
3. Almavetin liiketoiminnan kehittämiseen
4. Saatetaanpa me joskus sortua keräämään jopa asiakaspalautetta
5. Kun Taijalla käy aika pitkäksi, saattaapi se toteuttaa vaikka markkinatutkimuksen (hui!) tai mielipidekyselyn (yäk!)
6. Kerättyjen tietojen käsittely voidaan ulkoistaa, mutta pyhästi luvataan että tuolloin tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. Mitäpä se rekisteri sitten sisältää?
Asiakasparasta voidaan hätäpäissään kirjata ylös muunmuassa:
1. Nimi (asiakkaan ja potilaan)
2. Kutsumanimi (potilaan, ei kiinnosta meitä asiakkaan lempinimet)
3. Asiakasnumero
4. Sukupuoli (sen potilaan, taaskaan ei kiinnosta tippaakaan omistajan pissavehkeet)
5. Osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
6. Tiedot siitä mitä asiakkaan potilalle on tehty, milloin on tehty ja kuka hemmetti sen teki
7. Asiakkaan itse meille omatoimisesti kertomat jutut, kuten vaikkapa positiivinen asiakaspalaute (negatiivisesta ei ole niin väliksi)
8. Asiakkaan lemmikkiä koskevat, sen terveyden kannalta olennaiset tiedot kuten että Musti on allerginen ananakselle ja Sissi sairastaa kroonista korvatulehdusta. Muitakin tärkeitä, potilasta koskevia tietoja voi olla, uskokaa vaan, vaikkapa rokotukset tai verinäytetulokset
9. Asiakkaan vakuutustiedot, voidaan laskuttaa reilusti enemmän kun tämäkin tiedetään etukäteen… no ei.
10. Voidaan me kirjata rekisteriin sellaisiakin tietoja jotka koskevat potilasparan entisiä eläinlääkärikäyntejä, jossain muilla klinikoilla…
11. Jos asiakas kieltää tai suostuu johonkin juttuun mitä me haluttaisiin tehdä potilalle, mehän kirjataan sekin ylös niin voidaan palata asiaan.
6. Ja kauankos me näitä tietoja säilytellään?
Tietoja säilytellään rekisterissä niin pitkään kun asiakkaan ja Almavetin välillä katsotaan olevan asiakassuhde. Asiakas suhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan ja Almavet klinikan välisestä viimeisimmästä kontaktista katsotaan kuluneeksi riittävän pitkä aika (no huhhuh, olipa poliittisesti korrekti lause, mitään ei myönnetty tässäkään…)
7. Almavetin tietolähteet (Interpol, KGB, Köyliön poliisi… no ei)
Tietoja kerätään pääasiassa: Suurin osa kerätään ihan suoraan itse asiakkaalta. Saatetaan me kerätä tietoja myös meidän palveluiden käytöstä sekä muista viestintään/ asiointiin liittyvistä tapahtumista. Jossain tapauksissa me saadaan tietoja myös muiltakin osapuolilta, nämä asiat saattaa koskea esimerkiksi tunnistamistietoja tai vaikkapa luotto- tai vakuutustietoja. Paljon tulee tietoja myös muilta eläinklinikoilta, tuolloin täytyy kyllä asiakkaan itse pyytää että tiedot lähetetään meille, ei me voida vaan ilmoittaa että lähettäkääpä Möttösen tiedot tänne.
8. Tietojen siirto meiltä eteenpäin
Asiakasta koskevia tietoja siirretään meitä eteenpäin vain jos asiakas antaa siihen luvan. Potilasta koskevat tiedot luovutetaan potilaan uudelle omistajalle hänen näin pyytäessä
9. Asiakastietorekisterin suojaus
Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa ja niihin pääsee käsiksi vain klinikan henkilökunta sekä erikseen pääsyoikeuden saanut porukka.
Digitaaliseen aineistoon pääsee käsiksi vain pääsyyn oikeutetut klinikan työntekijät, klinikalla työskentelevät yksityiset ammatinharjoittajat sekä muut yhteistyökumppanit, kuten esim. Tietokonejärjestelmän ylläpidosta vastaavat henkilöt. Tietokonejärjestelmän avaaminen on kahden salasanan takana ja kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen salasana ja käyttäjätunnus. Tavoitteena on että kaikilla käyttäjillä on vain mahdollisimman suppea käyttöoikeus, Teppo ei pääse mihinkään koska se unohtaa aina kaikki salasanat…
10. Asiakasrekisteriin kirjattujen tietojen käytön ja käsittelyn kieltäminen
Asiakkaalla on oikeus kieltää Almavet klinikkaa käyttämästä tai luovuttamasta rekisteriin merkittyjä tietoja. Jos tällainen tilanne tulee eteen, pitäisi asiakkaan tehdä asiasta kirjallinen vaatimus jossa kerrotaan miksi ja milloin tietoja ei saa käyttää. Laissa on eritelty kuitenkin tilanteita joissa meidän on pakko luovuttaa tiedot eteenpäin
11. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja siirto-oikeus
Asiakasrekisteriin merkityllä henkilöllä on lainmukainen oikeus tarkastaa kaikki itseään koskevat merkinnät/tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.
Virheitähän sattuu ja joskus rekisteriin merkitään joku tieto virheellisesti tai peräti ihan päin seiniä. Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus ja toisaalta myös velvollisuus korjata rekisteriin virheellisesti merkitty tieto välittömästi virheen paljastuttua. Korjaus tapahtuu pääsääntöisesti ilmoittamalla tiedosta rekisteristä vastuussa olevalle henkilölle (Tepolle) sähköpostitse.
Joskus asiakasrekisteriin merkitty henkilö haluaa että tiedot siirretään eteenpäin, vaikkapa toiselle klinikalle, pyyntö on tultava suoraan asiakkaalta; me ei vaan voida ilman lupaa lähetellä niitä tietoja eteenpäin.
Valitusoikeus
Jos meidän rekisterinpito on mennyt jonkun rekisteriin merkityn henkilön mielestä pieleen, on tällä henkilöllä tietenkin oikeus tehdä meistä valitus. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle. Koitetaan nyt kuitenkin selvitellä asiat ilman viranomaistoimintaa, joohan?
YHTEYDENOTOT
Jos tästä hemmetin rekisteritouhusta on ihan mitä tahansa kysyttävää niin lähettäkää sähköpostia osoitteeseen teppo.heinola@almavet.fi. Jos oikein hätä tulee ja on kiirus niin soittakaa numeroon 0291700165 ja pyytäkää että pääseekö Teppo puhelimeen.
